HubSpot o Zoho CRM para un pequeño negocio: ¿qué plan gratuito encaja?

Si una o dos personas de tu negocio gestionan los prospectos, HubSpot puede ser una primera opción para evaluar. Si una tercera persona necesita su propio acceso al CRM, conviene mirar Zoho: su documentación describe una edición gratuita para un máximo de tres usuarios, mientras que HubSpot publica un máximo de dos en sus herramientas gratuitas. Esa diferencia ayuda a filtrar opciones, pero no determina por sí sola cuál encaja mejor con tu proceso.

Esta comparación se basa en documentación pública; no es una prueba práctica de los productos. Los planes cambian. Considera los límites siguientes una referencia consultada el 28 de septiembre de 2026 y confirma las condiciones vigentes antes de importar datos de clientes o depender de un flujo de trabajo.

Respuesta rápida según el caso

• Profesional autónomo o equipo de dos personas: compara ambos productos con el proceso real de contactos y oportunidades. Las páginas actuales de HubSpot anuncian un plan gratuito sin vencimiento y hasta dos usuarios; la página de planes gratuitos también indica hasta 1.000 contactos. Comprueba qué registros cuentan para tu caso y qué ocurre al alcanzar el límite.
• Tres personas con necesidad de acceder al CRM: la edición gratuita de Zoho merece más atención por el criterio de usuarios. Su guía indica que admite hasta tres usuarios con funcionalidad CRM básica. Revisa la matriz de ediciones para confirmar módulos, automatización, almacenamiento y otros límites.
• Equipo en crecimiento o proceso que depende de funciones de pago: compara el coste total y el punto de ampliación, no solo un precio inicial destacado. Incluye usuarios, edición necesaria, periodicidad, complementos, migración y herramientas relacionadas.

Son recomendaciones condicionadas a lo que publican los planes. No afirman que una interfaz sea más sencilla ni que un CRM vaya a producir mejores resultados comerciales.

Compara los límites que afectan a tu trabajo

La página oficial de HubSpot CRM gratuito describe gestión de contactos, oportunidades, tareas, importación y otras herramientas. Sus detalles de planes gratuitos indican actualmente hasta dos usuarios y 1.000 contactos. La página de ediciones y precios de Zoho para EE. UU. indica actualmente un máximo de tres usuarios en Free y enumera gestión de contactos, recordatorios, automatización de flujos, tareas, reuniones, llamadas, informes estándar e importación/exportación. También publica límites para algunas funciones, como la frecuencia de exportación y las llamadas a la API; confirma los topes vigentes y qué se cuenta antes de depender de ellos. Son datos de los proveedores, no pruebas independientes del rendimiento.

Elige según el flujo, no según la marca

Escribe un caso desde la consulta hasta la siguiente acción: una persona pide presupuesto, un empleado clasifica la solicitud y alguien hace seguimiento cuando envía la propuesta. Después comprueba si el CRM representa los datos y los traspasos sin tener que improvisar demasiados pasos.

Empieza con estas preguntas:

1. ¿Cuál es el primer registro: un lead, un contacto, una empresa o una oportunidad?
2. ¿Quién es responsable del registro y de la siguiente acción?
3. ¿Qué etapas describen un avance observable y no una etiqueta ambigua?
4. ¿Qué correos, notas, llamadas o archivos deben quedar asociados?
5. ¿Qué debe ocurrir si el cliente responde, rechaza la oferta o pide que no le contacten?

Prueba ese flujo pequeño con datos ficticios en cada candidato. Anota cuándo necesitaste un campo extra, una copia manual, un plan superior o una integración externa. No importes toda tu base de clientes hasta entender los campos, accesos, gestión de duplicados y la forma de exportar.

Calcula cuándo dejaría de bastar el plan gratuito

Un plan gratuito puede servir para evaluar, pero un límite puede acabar condicionando el negocio. Apunta cuántas personas y registros activos tienes, cuánto esperas crecer y qué funciones son imprescindibles. Para cada requisito guarda el enlace oficial, el plan que lo incluye y la fecha de consulta.

Después calcula una ampliación realista. Si necesitas una tercera persona, el límite gratuito publicado de HubSpot para dos usuarios puede implicar un cambio de plan. Si necesitas automatizaciones o informes concretos, que Zoho permita tres usuarios no demuestra que esas funciones estén en Free. Compara el presupuesto completo, no solo una cifra de «desde». Las promociones y los paquetes cambian y una función puede pertenecer a otro producto o edición.

Conserva la portabilidad de los datos

Antes de decidir, identifica qué campos y registros relacionados querrías llevarte en el futuro. La documentación de importación de HubSpot explica la asignación de columnas y las relaciones entre registros. La guía de exportación de Zoho describe exportaciones por módulo, de registros seleccionados y su historial. Esa documentación explica funciones específicas; no garantiza que todos los objetos, archivos o vínculos pasen de un proveedor a otro sin ajustes.

Guarda un mapa de campos, prueba con una muestra pequeña y conserva intacto el archivo original. Trata la información exportada de clientes como sensible: limita los accesos, almacénala de forma adecuada y cumple las normas aplicables a tu negocio y a las personas cuyos datos tienes.

Una decisión práctica

Incluye HubSpot en tu lista si sus límites gratuitos actuales encajan con el equipo y el volumen de contactos, y el plan incluye el flujo de oportunidades y seguimiento necesario. Evalúa Zoho si importa que tres personas accedan al CRM y su edición Free actual cubre los módulos y el proceso concretos. Si ninguno satisface un requisito irrenunciable, compara ediciones de pago con un coste anual por escrito y una prueba de flujo pequeña.

Usa la plantilla de evaluación de software para anotar lo que verificas. Para organizar un cambio seguro, sigue la lista de migración de CRM; para ordenar el trabajo diario después de configurarlo, consulta el flujo de seguimiento de leads.